À l’ère du numérique, l’archivage des documents peut sembler démodé. Pourtant, cette pratique reste un pilier central dans la gestion de l’information d’une entreprise ou d’une organisation. L’archivage ne se résume pas à empiler des documents dans un coin de bureau ou à les stocker dans un coffre numérique. Il s’agit d’un processus méticuleux qui prépare le document pour une conservation optimale, que ce soit sous forme papier ou électronique. Si vous êtes en quête de méthodes efficaces pour archiver vos dossiers et documents administratifs, restez à l’écoute !
La préparation physique des documents
Avant même de penser à archiver vos documents papier, un travail de préparation est nécessaire. Un bon classement est le premier pas vers une gestion documentaire irréprochable.
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Commencez par un triage minutieux. C’est le moment de déterminer les durées de conservation et de séparer ce qui doit être conservé de ce qui peut être détruit. Pour classer documents, un plan de classement doit être établi, considérant les thématiques, dates et importances relatives des papiers.
Prenez le temps de retirer agrafes et trombones, car ils risquent d’endommager vos documents sur le long terme. Ce détail peut sembler trivial, mais il est crucial pour la conservation des documents.
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Investissez dans des pochettes de conservation sans acide pour les documents les plus vulnérables. Ces pochettes aideront à les protéger de l’humidité et des agents extérieurs qui pourraient altérer leur qualité.
Pour en savoir plus sur la manière de préparer vos documents avant de les archiver, découvrez notre guide détaillé sur le sujet: préparer le documents.
La préparation numérique des documents
La numérisation est devenue une méthode incontournable pour archiver des documents. Cependant, la transformation numérique ne s’arrête pas à l’acte de scanner.
La numérisation des documents est une étape qui permet de créer une copie de secours et faciliter l’accès aux données. Veillez à utiliser des scanners de qualité pour conserver la lisibilité des documents.
Le classement numérique est tout aussi important que le physique. Une bonne pratique serait de nommer vos fichiers et dossiers de manière intuitive et de les structurer dans une arborescence claire.
La sauvegarde est essentielle. Utilisez des supports fiables et envisagez le stockage en ligne pour une sécurité supplémentaire. Ainsi, en cas de sinistre, vous aurez toujours une copie de vos documents.